Breng data samen
Wat is Power BI?
Power BI is een analyse tool van Microsoft welke organisaties in staat stelt om data uit verschillende bronnen samen te brengen, te visualiseren en te analyseren, dashboards te creëren en interactieve rapportages op te stellen. Bij data bronnen kun je denken aan AFAS Software voor bedrijfsprocessen, Elektronisch Patiënten Dossier en Elektronisch Cliënten Dossier in de zorg & welzijn branche, een ledensysteem binnen de overheidsbranche en een leerlingenvolgsysteem binnen het onderwijs.
Door als zorgorganisatie te sturen op een dashboard in Power BI kun je bijvoorbeeld de juiste bezetting afstemmen op de zorgbehoefte of zorgen dat kosten vergoed worden door de zorgverzekeraar.
Power BI is een belangrijke tool voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. Het helpt je om beter onderbouwde beslissingen te maken en datagedreven te werken.
Pieken detecteren
Andere trends waar bedrijven baat bij hebben, zijn bepaalde piekmaanden op bijvoorbeeld telefoondiensten. Zo wordt er in bepaalde periode vaker naar een klantenservice of helpdesk gebeld dan in andere maanden van het jaar. Dit kan komen door bepaalde verkoopacties, geboekte vakanties, instroom van (nieuwe) leerlingen en dergelijke. Door deze trends te analyse, kan jij zorgen voor voldoende mankracht op de klantenservice. Of vang de toekomstige piek nu al op door informatie online te publiceren, wat het aantal telefoontjes kan beperken.
AFAS als databron
Voor het bepalen van dergelijke trend analyses, is het van belang dat er een extern systeem aan Power BI wordt gekoppeld, zoals AFAS. Power BI analyseert de data vanuit AFAS en maakt hier bepaalde berekeningen op. Wanneer gegevens in AFAS aangepast worden maakt Power BI een nieuwe analyse. Power BI verver st keer op keer real time data waardoor jij de best mogelijke trend ziet. Zo maak je eerder de juiste keuze als je snel moet schakelen.
Heden en verleden vergelijken
Power BI werkt op basis van actuele data, maar ook data uit het verleden. Met data uit het verleden maakt de tool trend analyses, maar dat is niet het enige. Met Power BI kan je ook data vergelijken. Zo kan je het afgelopen jaar vergelijken met het huidige jaar of zelfs per maand, dag of uur. Voordat je je strategie aanpast naar een bepaalde trend, is het altijd goed om eerst het jaar ervoor erbij te pakken. Was het toen ook zo druk of is deze nieuwe trend ontstaan uit de af gelopen maanden?
Met verkeerd inzicht, maakt men verkeerde keuzes. Power BI is er om de juiste keuze te maken en je te helpen inzien waar je eventueel moet bijsturen en wat er op je af gaat komen. Zo kan een piek van afgelopen jaar, een eenmalig iets zijn geweest. Was er toen storing? Was er veel personeel ziek en daarom onderbezetting? Door terug te kijken in het verleden, kunnen veel vraagstukken eenvoudig worden beantwoord. Power BI helpt je deze data inzichtelijk te maken en te vergelijken met de huidige situatie.
Iedere afdeling een eigen dashboard
Voor wie is Power BI interessant?
Als leidinggevende kun je Power BI inzetten voor jouw rapportages aan het directieteam. De rapportages geven je tijdig en correct inzicht in hoe processen binnen jouw organisatie lopen.
Als controller zet je Power BI in om op basis van stuurinformatie te kunnen sturen met als doel het bedrijfsresultaat te optimaliseren en/of te maximaliseren. Bij KWEEKERS hebben we een template ontwikkeld voor een Winst & Verlies dashboard. Gemakkelijk én snel bij jouw organisatie te implementeren.
Daarnaast kun je met Power BI ook up-to-date inzicht krijgen in bijvoorbeeld de status van klantvragen op jouw serviceafdeling of inzicht in openstaande en getekende offertes voor jouw salesafdeling. Binnen Power BI is het mogelijk om verschillende rapportages te creëren die door diverse afdelingen binnen jouw organisatie gebruikt worden. De data wordt op één plek belegd, maar iedere afdeling binnen jouw organisatie kan gefaciliteerd worden met een eigen dashboard.
Exploratief verkennen van data
Plan – Do – Power BI – Act
Met Power BI verken je exploratief. Zoom in op de data, verklaar wat de data jou vertelt en analyseer trends. De data in het dashboard helpt je antwoord te geven op vragen als:
- Welk inzicht hadden we niet?
- Welke verkeerde keuzes hebben we gemaakt?
- Welke schade is er ontstaan?
- Hoe kunnen we het in de toekomst beter doen?
Met het dashboard in Microsoft Power BI kan je terug én vooruitkijken. Iets wat niet alle organisaties gewend zijn. Meestal kijken we alleen terug. Met Power BI kan je ook voorspellingen doen. Je stelt scenario’s op om te zien wat die kunnen betekenen. Als financial kun je bijvoorbeeld rentelasten meenemen in de berekening voor het komende kalenderjaar. Je geeft aan dat je rekening wilt houden met bijvoorbeeld de rentelasten in combinatie met indexering. Hiermee voorkom je dat:
- Je niet op tijd inzicht hebt
- Je te laat bijstuurt
- Je verkeerde keuzes maakt
Hoe meer datapunten in Power BI bekend zijn, hoe nauwkeuriger de prognose wordt. Op basis van de inzichten pas je de strategie aan. En dan zeggen wij: Plan – Do – Power BI – Act!
Aan de slag met Power BI
Wil je ook beginnen met Power BI, maar ontbreekt je de kennis over het koppelen met AFAS en het creëren van dashboards? Onze consultants weten hoe je de juiste data uit AFAS kan halen en weer kan geven. Samen bouwen we dashboards met informatie die voor jou relevant is.
Wil je hier meer over weten? We vertellen het je graag. Vul het contactformulier in!
Wist je dat?
Je Power BI kunt combineren met verschillende diensten?
Laat je inspireren
Of je nu opzoek bent naar informatie, oplossingen of mooie verhalen.
Laat je inspireren en ontdek wat er allemaal mogelijk is.