Het woord ‘declaratie’ zegt het al; alle bonnetjes die medewerkers insturen via AFAS Profit. Deze declaraties worden vaak met de hand gecontroleerd en goedgekeurd. Een enkele declaratie per maand is nog goed af te handelen. Maar wat als je 100+ medewerkers hebt, die iedere week meerdere declaraties insturen? Ga jij die handmatig allemaal controleren? Onbegonnen werk en tijdsverspilling in onze ogen. Daar heeft Oranje Consultancy (koppelpartner van de U-Turn) een oplossing voor gevonden. De Declaratie Auditor neemt je dit werk uit handen.
De Declaratie Auditor is een tool die steekproefsgewijs declaraties voor je afhandelt. Eén op de zoveel declaraties wordt doorgestuurd ter accordering naar de leidinggevende en/of salarisadministratie. Alle andere declaraties worden automatisch afgehandeld. De U-Turn bepaalt welke declaraties worden afgehandeld met of zonder een steekproef. Scheelt jou werk en voorkomt fouten bij het goedkeuren van ingestuurde declaraties.
Door de Declaratie Auditor te implementeren in je organisatie, verlicht het de werkzaamheden van de leidinggevende en/of salarisadministratie. Zij hebben minder om handmatig te controleren en het voorkomt fouten.
Om toch een vinger aan de pols te houden, zijn er twee extra mogelijkheden in de auditor gebouwd:
- Declaraties vanaf een bepaald bedrag
- Aantal gereden kilometers boven bepaald maximum
Neem als voorbeeld: alle declaraties van boven de €200 wil je altijd controleren op waarheid, dan richten wij de audit op deze manier in. Of als iemand een onrealistisch aantal kilometers opgeeft, wil je natuurlijk kijken of dit correct is ingevuld.
Goede vraag, want wat als er een ongewone declaratie wordt gedaan? In dat geval hebben wij het ‘controleoverzicht’ ontwikkeld. Hierin is het mogelijk om afwijkende posten binnen declaraties in kaart te brengen. Zijn er bijvoorbeeld onlogische bedragen ingevuld of onjuiste kilometers, dan komt hier een melding van.
Het kan namelijk zijn dat een medewerker een ongebruikelijke kostenpost heeft gedeclareerd. Bijvoorbeeld omdat deze voor bepaalde artikelen voor op kantoor heeft voorgeschoten. Dan is er een extra controle die achteraf kan bekijken of deze declaratie goedgekeurd had mogen worden. Omdat deze controle achteraf plaats vindt, is de doorlooptijd van de declaratie zelf gewaarborgd en kan de uitvoerder er op een later moment in alle rust naar kijken. Dit alles bij elkaar zorgt dat de Declaratie Auditor in combinatie met de U-Turn een waterdichte tool is.
Ben jij na dit lezen enthousiast geworden en gaat deze Declaratie Auditor je een hoop werk schelen? Boek dan een 1 op 1 demo met een van onze collega’s. Zij vertellen je graag meer over de mogelijkheden. Ook als je een idee hebt om andere processen te automatiseren en je benieuwd bent of de U-Turn jou daarbij kan helpen.
