Portfoliosessie als leidraad voor het project

De belangrijkste wens van Blueriq was om zoveel mogelijk HR gerelateerd werk te automatiseren. Daarbij waren zij op zoek naar iemand of een partij die AFAS Profit kan helpen inrichten, ervoor zorgt dat alle data in het systeem komt en er ook voor zorgt dat de workflows gaan draaien. Nicole: “Alles is voor HR nu nog handmatig, daarom wilden we graag investeren in AFAS het komende halfjaar.” Hierover zijn ze in gesprek geraakt met KWEEKERS. Onze accountmanager Marnix, en toevallig een bekende van een collega van Nicole, stelde voor om een portfoliosessie te houden. Nicole: “Dat vonden wij wel heel erg interessant. Vooral omdat ik eigenlijk nog vrij onbekend ben met AFAS en de rest van het team is ook nog redelijk blanco. Het leek ons daarom wel een goed idee, omdat we hiermee konden kijken welke tijdlijn we ongeveer wilden aanhouden, wat er überhaupt allemaal kan en welke mogelijkheden er zijn.” De uitkomst van de portfoliosessie gebruikt Bleuriq dus vooral als leidraad voor de stappen die ze gaan maken.

Meerdere stakeholders aan tafel zorgt voor meer draagvlak

Voordat de portfoliosessie plaatsvindt vragen we de initiatiefnemer een multi-disciplinaire groep samen te stellen en iedereen na laten denken over relevante uitdagingen voor zijn of haar afdeling. Nicole: “De informatie die we ter voorbereiding ontvingen was goed. Aan de hand hiervan hebben we meerdere stakeholders aan tafel gehaald om te zorgen dat er op een breder vlak dan alleen HR/Payroll wat meer draagvlak voor AFAS zou komen. En om te kijken wat we hiermee verder nog in kunnen richten.”

“Ik had wel verwacht dat ik iets meer HR prioriteiten van mijn lijstje erdoorheen zou krijgen. Doordat we tijdens de sessie moesten stemmen en er ook allemaal andere stakeholders bij zaten, zijn er toch wat topics afgevallen waarvan ik dacht dat die wel eerst gedaan moeten worden voordat je de rest voor elkaar krijgt. Het heeft me wel verrast dat AFAS ook zo goed op andere levels in de organisatie ingericht kan worden en dat daardoor alles wat beter op elkaar aangesloten is. Bijvoorbeeld licentiemanagement en contracten met klanten. Ik wist helemaal niet dat dit ook in AFAS kon”, zegt Nicole. “Ik merkte dat daardoor de interesse en ook het draagvlak voor deze AFAS investering die we doen een stuk groter werd, dus dat is wel heel waardevol. Ik kan natuurlijk heel erg voor HR gaan lobbyen, maar niet iedereen zal het de investering waard vinden. Als je op deze manier alles bij elkaar pakt en daarmee veel kan automatiseren, dan levert dat veel op voor de hele organisatie. Daarnaast zien de mensen waar het geld vandaan moet komen op deze manier ook het belang voor de hele organisatie in.”

Een interactieve sessie die discussie opgang brengt en eyeopeners geeft

“Ik was blij verrast door het Miro board. Ik vond het heel leuk en ik merkte dat mijn collega’s het ook heel leuk vonden, omdat het lekker interactief werkt”, zegt Nicole. Naast dat we een creatieve, digitale omgeving creëren is het onze bedoeling dat het vooral tweerichtingsverkeer is. Ook binnen de groep. Nicole: “De opbouw van de sessie was goed. De wisselwerking bracht af en toe discussies op gang. Je merkt dan ook dat veel mensen dezelfde dingen willen, maar het anders benoemen. Het categoriseren is dan heel handig, haha. Het is juist ook heel fijn dat er vanuit andere hoeken dingen worden ingebracht. Dat je niet alleen maar in je eigen straatje blijft denken.” Ook op gebied van communicatie kan een portfoliosessie best verhelderend zijn, dus!

Tijdens de sessie zijn er altijd een paar mensen van KWEEKERS aanwezig om te begeleiden en discussies te sturen. Nicole: “Ik vind dat Marnix de sessie goed geleid heeft. Ook was het fijn dat Gijs, de Consultant die bij Blueriq gaat inrichten, er al bij was om mee te kijken. Zo leerde hij met welke mensen hij straks te maken heeft, wat zijn de wensen precies en wat ga ik hier allemaal doen. Ik weet niet of het de bedoeling was, maar Robert was veel aan het woord. Dit gaf wel interessante discussies, omdat er vanuit ons ook mensen aan tafel zaten die het hadden over belangrijke onderwerpen binnen de organisatie buiten überhaupt HRM en Payroll. Dit gaf vaak een interessante discussie en veel eyeopeners.” Dat Robert prikkelende vragen kan stellen weten we wel. Zelf noemt hij het kietelen…

Automatisering gaat ons veel minder fouten en meer tijd opleveren

Na het classificeren van de onderwerpen op toegevoegde waarde en complexiteit volgt het prioriteren. Wat is het laaghangend fruit waar we gelijk mee aan de slag kunnen gaan en welke onderwerpen hebben meer tijd en voorbereiding nodig. Het project kan starten. Nicole: “Ik heb vertrouwen dat het een succes wordt. Het is een grote investering, maar met wat we gaan inrichten wordt er zoveel geautomatiseerd en daarmee zoveel meer foutloos. Hierdoor kunnen we onze tijd beter gaan besteden. HRM en Payroll moeten gewoon op orde zijn. Medewerkers moeten iedere maand het juiste salaris krijgen, want anders heb je teleurgestelde medewerkers. Als je dat hiermee een stuk makkelijker en minder foutgevoelig maakt en medewerkers meer dingen zelf kunt laten regelen, dan is dat héél prettig!”

Elke organisatie is zo anders ingericht

Overstap naar AFAS Software

Ook intern werken ze zelf hard om processen te optimaliseren. Zo zijn ze vorig jaar overgestapt op de software van AFAS voor het financiële gedeelte. Nu zochten ze naar een geschikt systeem om HRM en Payroll in onder te brengen. Zou dat ook in AFAS kunnen? Eind juni organiseerden we een portfoliosessie bij Blueriq als kick-off van een project. In dit verhaal vertelt Nicole Clemens-Rasenberg, HR Business Partner, hoe zij de portfoliosessie ervaren heeft.

Portfoliosessie als leidraad voor het project

De belangrijkste wens van Blueriq was om zoveel mogelijk HR gerelateerd werk te automatiseren. Daarbij waren zij op zoek naar iemand of een partij die AFAS Profit kan helpen inrichten, ervoor zorgt dat alle data in het systeem komt en er ook voor zorgt dat de workflows gaan draaien. Nicole: “Alles is voor HR nu nog handmatig, daarom wilden we graag investeren in AFAS het komende halfjaar.” Hierover zijn ze in gesprek geraakt met KWEEKERS. Onze accountmanager Marnix, en toevallig een bekende van een collega van Nicole, stelde voor om een portfoliosessie te houden. Nicole: “Dat vonden wij wel heel erg interessant. Vooral omdat ik eigenlijk nog vrij onbekend ben met AFAS en de rest van het team is ook nog redelijk blanco. Het leek ons daarom wel een goed idee, omdat we hiermee konden kijken welke tijdlijn we ongeveer wilden aanhouden, wat er überhaupt allemaal kan en welke mogelijkheden er zijn.” De uitkomst van de portfoliosessie gebruikt Bleuriq dus vooral als leidraad voor de stappen die ze gaan maken.

Meerdere stakeholders aan tafel zorgt voor meer draagvlak

Voordat de portfoliosessie plaatsvindt vragen we de initiatiefnemer een multi-disciplinaire groep samen te stellen en iedereen na laten denken over relevante uitdagingen voor zijn of haar afdeling. Nicole: “De informatie die we ter voorbereiding ontvingen was goed. Aan de hand hiervan hebben we meerdere stakeholders aan tafel gehaald om te zorgen dat er op een breder vlak dan alleen HR/Payroll wat meer draagvlak voor AFAS zou komen. En om te kijken wat we hiermee verder nog in kunnen richten.”

“Ik had wel verwacht dat ik iets meer HR prioriteiten van mijn lijstje erdoorheen zou krijgen. Doordat we tijdens de sessie moesten stemmen en er ook allemaal andere stakeholders bij zaten, zijn er toch wat topics afgevallen waarvan ik dacht dat die wel eerst gedaan moeten worden voordat je de rest voor elkaar krijgt. Het heeft me wel verrast dat AFAS ook zo goed op andere levels in de organisatie ingericht kan worden en dat daardoor alles wat beter op elkaar aangesloten is. Bijvoorbeeld licentiemanagement en contracten met klanten. Ik wist helemaal niet dat dit ook in AFAS kon”, zegt Nicole. “Ik merkte dat daardoor de interesse en ook het draagvlak voor deze AFAS investering die we doen een stuk groter werd, dus dat is wel heel waardevol. Ik kan natuurlijk heel erg voor HR gaan lobbyen, maar niet iedereen zal het de investering waard vinden. Als je op deze manier alles bij elkaar pakt en daarmee veel kan automatiseren, dan levert dat veel op voor de hele organisatie. Daarnaast zien de mensen waar het geld vandaan moet komen op deze manier ook het belang voor de hele organisatie in.”

Een interactieve sessie die discussie opgang brengt en eyeopeners geeft

“Ik was blij verrast door het Miro board. Ik vond het heel leuk en ik merkte dat mijn collega’s het ook heel leuk vonden, omdat het lekker interactief werkt”, zegt Nicole. Naast dat we een creatieve, digitale omgeving creëren is het onze bedoeling dat het vooral tweerichtingsverkeer is. Ook binnen de groep. Nicole: “De opbouw van de sessie was goed. De wisselwerking bracht af en toe discussies op gang. Je merkt dan ook dat veel mensen dezelfde dingen willen, maar het anders benoemen. Het categoriseren is dan heel handig, haha. Het is juist ook heel fijn dat er vanuit andere hoeken dingen worden ingebracht. Dat je niet alleen maar in je eigen straatje blijft denken.” Ook op gebied van communicatie kan een portfoliosessie best verhelderend zijn, dus!

Tijdens de sessie zijn er altijd een paar mensen van KWEEKERS aanwezig om te begeleiden en discussies te sturen. Nicole: “Ik vind dat Marnix de sessie goed geleid heeft. Ook was het fijn dat Gijs, de Consultant die bij Blueriq gaat inrichten, er al bij was om mee te kijken. Zo leerde hij met welke mensen hij straks te maken heeft, wat zijn de wensen precies en wat ga ik hier allemaal doen. Ik weet niet of het de bedoeling was, maar Robert was veel aan het woord. Dit gaf wel interessante discussies, omdat er vanuit ons ook mensen aan tafel zaten die het hadden over belangrijke onderwerpen binnen de organisatie buiten überhaupt HRM en Payroll. Dit gaf vaak een interessante discussie en veel eyeopeners.” Dat Robert prikkelende vragen kan stellen weten we wel. Zelf noemt hij het kietelen…

Automatisering gaat ons veel minder fouten en meer tijd opleveren

Na het classificeren van de onderwerpen op toegevoegde waarde en complexiteit volgt het prioriteren. Wat is het laaghangend fruit waar we gelijk mee aan de slag kunnen gaan en welke onderwerpen hebben meer tijd en voorbereiding nodig. Het project kan starten. Nicole: “Ik heb vertrouwen dat het een succes wordt. Het is een grote investering, maar met wat we gaan inrichten wordt er zoveel geautomatiseerd en daarmee zoveel meer foutloos. Hierdoor kunnen we onze tijd beter gaan besteden. HRM en Payroll moeten gewoon op orde zijn. Medewerkers moeten iedere maand het juiste salaris krijgen, want anders heb je teleurgestelde medewerkers. Als je dat hiermee een stuk makkelijker en minder foutgevoelig maakt en medewerkers meer dingen zelf kunt laten regelen, dan is dat héél prettig!”

Elke organisatie is zo anders ingericht

Zou Nicole andere organisaties aanraden een portfoliosessie te doen? Nicole: “Sowieso. Ik vind het én op een hele leuke manier gedaan én het is heel waardevol om te weten wat er allemaal mogelijk is. Ik denk dat heel veel organisaties geen idee hebben. Ook is het goed dat je met zo’n sessie kunt kijken wat voor de organisatie het beste past. Elke organisatie is zo anders ingericht.”

Nicole gaf onszelf ook hele waardevolle feedback over de praktische uitvoering van de portfoliosessies. Die nemen we natuurlijk van harte mee zodat wij de sessies kunnen blijven verbeteren. Je bent immers nooit klaar met optimaliseren en zo blijven wij ook geïnspireerd!