Van bewaker bij de koninklijke luchtmacht tot operationeel directeur bij Alert Group

Na het afronden van zijn technische opleiding, moest Edwin in dienst bij de Koninklijke Lucht- of Landmacht. Tijdens zijn keuring koos hij ervoor om bij de Koninklijke Luchtmacht te beginnen. Hier werd hem een keuze voorgelegd: hij kon starten als bewaker of monteur. Zonder kennis besloot hij op goed geluk voor Luchmacht bewaker te kiezen. Dat is waar zijn passie voor beveiliging ontstond. Na zes jaar als beroepsmilitair gewerkt te hebben besloot hij defensie te verlaten en aan  de slag te gaan als Mobiel Surveillant bij een beveiligingsbedrijf in Rotterdam. Hij groeide door naar Coördinator surveillance en meldkamer.

Weer zes jaar later besloot hij om bij de Alert Group in dienst te treden. Edwin: “Toen ik bij Alert startte was het nog niet duidelijk in wat voor functie ik terecht zou komen. Ik ben uiteindelijk begonnen als beleidsmedewerker. Al snel kwam ik erachter dat er kansen tot verbetering en professionalisering waren. Het onderhoud van certificeringen lag destijds nog bij de directie, terwijl dit eigenlijk bij de uitvoerende medewerkers zou moeten liggen. Ik heb de eigenschap dat ik graag zelf proactief op verbeterkansen inspeel. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat ik doorgroeide naar Manager Quality Control. In deze functie kreeg ik nog meer rollen en verantwoordelijkheden. Na een aantal jaar deel te hebben uitgemaakt van het Management Team ben ik vanaf 2021 werkzaam als Operationeel Directeur. Binnen deze functie ben ik vandaag de dag vooral bezig met de operationele aansturing van de organisatie.”

KWEEKERS’ expertise en capaciteit bij optimalisatie van het werving & selectie proces

De overgang naar AFAS Profit startte met de conversie van hun eigen intranet. Voorheen was dit een website in combinatie met een financieel- en CRM-pakket. Edwin: “Vanaf de start ben ik betrokken bij de overgang naar AFAS. In de rol van applicatiebeheerder onderhield ik het contact met AFAS. Zij hebben ons namelijk geholpen bij de eerste conversie. Toen de eerste modules juist waren ingericht door Consultants van AFAS, zijn we zelf met de nieuwe software aan de slag gegaan. Na een aantal maanden bleek uit de praktijk dat collega’s een aantal wensen hadden voor de inrichting van de processen. Dit waren geen complexe vragen waardoor ik deze als applicatiebeheerder naast mijn andere werkzaamheden altijd wel zelf kon oppakken. Binnen onze organisatie was er al enige tijd de wens om het OutSite portaal voor sollicitanten in te gaan richten. Omdat dit een groot project was waar intern geen tijd en capaciteit beschikbaar voor was, ging ik opzoek naar een partner waar we de samenwerking mee aan konden gaan. Ik kwam in contact met Gerard Nijboer van ddots via LinkedIn. Na een kennismakingsgesprek kwamen we samen tot de conclusie dat een maatwerkapplicatie van Mendix niet de juiste oplossing voor ons was. Toen verwees hij me door naar KWEEKERS. Zij konden ons de expertise en de capaciteit bieden die wij nodig hadden.”

De combinatie van een iFrame en OutSite als sollicitatieportaal

Om goed van start te kunnen gaan met de samenwerking tussen Alert en KWEEKERS werd een intakegesprek gevoerd. In dit gesprek werd besproken wat inmiddels al gedaan was aan het OutSite portaal, wat de verwachtingen van beide organisaties waren en in welk tijdsbestek ze dit project wilden voltooien. Edwin: “In eerste instantie hadden we in gedachten om voor onze sollicitatieprocedure een ‘werken bij’-OutSite in te richten. In het intakegesprek met KWEEKERS kwam naar voren dat dit eigenlijk niet de meest efficiënte manier van werken was. Vanuit hun expertise raadden zij ons aan om een iFrame op onze eigen website te gebruiken en dan te verwijzen naar OutSite om hier direct je sollicitatie op in te vullen. Dat zijn de ideeën waar je KWEEKERS voor nodig hebt. Zij brengen een vernieuwende en efficiënte manier van denken met zich mee.”

Een iFrame is een stukje HTML-code dat een frame uit een andere website op kan roepen en op jouw website kan plaatsen (embedden). Daarmee behoud je ook jouw eigen huisstijl, bijvoorbeeld met een eigen header en footer.

Alert Group vertrouwde op de expertise van de Consultants en het OutSite portaal werd met een iFrame verder ontwikkeld. Inmiddels is deze al enige periode in gebruik en worden duidelijke efficiëntieverschillen gemerkt. “Via het OutSite portaal wordt de hele sollicitatieprocedure nu doorlopen”, vertelt Edwin. “Van het indienen van een CV, tot het aanleveren van contracten en het digitaal ondertekenen. Het gebeurt nu allemaal via OutSite. HR hoeft hierdoor veel minder handelingen uit te voeren en de lijntjes zijn nu korter. Onze HR-medewerkers krijgen een melding vanuit het OutSite portaal wanneer een nieuwe sollicitatie is binnengekomen. Zij hoeven enkel de stappen in de worklfow via InSite te volgen.”

Verkoopmodule van Alert One in AFAS

Een label van Alert Group is Alert One. Dit is een concept waarbij Alert de volledige beveiliging van gebouwen en terreinen uitvoert. Diensten als camera-, energie- en klimaatbeheer maar ook de toegangscontrole vallen onder deze dienstverlening. Om deze dienst goed uit te kunnen voeren, is de projectmodule van AFAS een handig hulpmiddel. Alert maakte al gebruik van de projectmodule voor klantbeheer, maar had er nog niet eerder aan gedacht om deze ook in te zetten voor projectmanagement van Alert One. Edwin: “Binnen de projectenmodule in AFAS is het mogelijk om voorcalculaties en bestellingen bij te houden. Het zijn handige hulpmiddelen voor de werkzaamheden bij Alert One. De functies van voorcalculatie en bestellen waren bij ons niet in gebruik. De voorraad werd bijvoorbeeld handmatig bijgehouden. Alert One is flink aan het groeien, daarom besloten we vanuit het managementteam om een goed fundament aan te leggen en bijvoorbeeld de processen van inkoop en beheer ook in AFAS onder te brengen. KWEEKERS heeft hun expertise ingezet en heeft voor ons deze modules compleet ingericht. Nu wordt met minder handelingen de voorraad beter bijgehouden en kunnen we voorcalculaties maken. Dit zorgt uiteindelijk voor tijd- en kostenbesparing.”

De U-Turn als AFAS-koppeling voor abonnementen

Via KWEEKERS kwam Alert in aanraking met de U-Turn. Naast het onderbrengen van verschillende interne processen voor Alert One, was er vanuit het managementteam ook de wens om abonnementen te koppelen aan de projecten voor hun klanten. “Op het moment dat we voor Alert One een project hebben waarin de klant alarmopvolging afneemt, zorgt de U-Turn ervoor dat een abonnement aangemaakt wordt”, vertelt Edwin. “De U-Turn haalt informatie op uit AFAS Profit en brengt dit op een andere plek onder. De koppeling is op dit moment volledig ingericht. Zodra het eerste nieuwe project binnenkomt, hoef ik hem alleen nog maar handmatig live te zetten. De rest heeft KWEEKERS voor ons geregeld.”

Vertrouwen essentieel voor een succesvolle samenwerking

Vertrouwen is essentieel in de samenwerking tussen KWEEKERS en Alert. Voor Edwin was dit ook de meest belangrijke drijfveer om met KWEEKERS in zee te gaan. Edwin: “Het fijne aan de samenwerking met KWEEKERS is dat de afspraken die zijn gemaakt worden nagekomen. Als we op consultancydagen de Consultants van KWEEKERS tot onze beschikking hebben, starten we met een dag opstart. Daarin bespreken we alle actiepunten die op die dag opgepakt moeten worden. Voor de rest hoef ik er niet bij betrokken te zijn en kan ik me richten op mijn eigen werkzaamheden. Ik kan vertrouwen op hun expertises en weet dat ze kwaliteit leveren. Verder is de onderlinge communicatie heel goed. We zijn open naar elkaar over onze ideeën en hoe dingen beter zouden kunnen. Zo heb ik laatst samen met Tanno onze hele InSite omgeving onder de loep genomen. Samen hebben we gekeken naar wat er beter zou kunnen. Het is fijn om met deze informatie zelf aan de slag te kunnen, vanuit zijn expertise maakt hij een voorbeeld en op basis van dit voorbeeld kan ik zelf aan de slag. Een prettige manier van werken die goed past bij onze organisatie.”